Эффективность выполнения НИОКР и освоения новых видов изделий во многом зависит от точности сведений о доступных ресурсах для точного планирования, от корректности учета трудоемкости и возможности оперативно контролировать фактические затраты. На практике, чтобы сделать процесс управления НИОКР прозрачным необходимо в единой информационной системе наладить сквозное взаимодействие многих подразделений, включая конструкторские и технологические службы, отделы материально-технического снабжения, инструментальное производство.
Автоматизация повышает точность планирования загрузки подразделений и затрат по проектам, подразделениям, статьям. Бюджеты формируются более оперативно, снижается риск превышения установленных бюджетом лимитов, финансовые службы быстрее реагируют на необходимость изменения структур бюджетов и алгоритмов их расчета. Главные конструкторы, руководители проектов и подразделений получают удобные инструменты для отслеживания фактического выполнения работ, контроля затрат и сроков в рамках проектов.
Правильно выбранные показатели для контроля за состоянием проектов, наглядная форма визуализации и возможность их онлайн-мониторинга помогают вовремя распознать риски неисполнения заказа в срок или отклонения от плановой структуры цены, а также выявить причины этих отклонений. Чаще всего руководители проектов, начальники подразделений, участвующих в НИОКР, и топ-менеджмент контролируют следующие показатели:
- состояние портфеля заказов, индикация отклонений от сроков исполнения и плановой трудоемкости с детализацией по этапам и видам работ, структуре цены; соблюдение установленных лимитов;
- загрузка подразделений;
- оперативные показатели БДР для оценки рентабельности и структуры себестоимости;
- состояние статей БДДС в реальном времени, остатки денежных средств на расчетных счетах организации;
- плановые показатели финансирования НИОКР и их фактического соблюдения;
- исполнение договоров с соисполнителями и поставщиками, состояние оплаты и закрытия актами;
- внутреннее соисполнение заказов: распределение плановой трудоемкости работ по подразделениям и фактическая трудоемкость, отнесенная на этап проекта по каждому из внутренних соисполнителей;
- исполнение работ в рамках заказа в соответствии с графиком работ этапов проекта, соблюдение сроков и готовность отчетных документов; исполнение плана работ подразделения на указанный период по всему портфелю заказов; исполнение работ сотрудниками подразделения.